Как организовать архивное хранение документов в образовательном учреждении

В целях обеспечения сохранности документов, сроки хранения которых не истекли, в образовательном учреждении необходимо создать архив.

Какие документы помещать на архивное хранение?

Во-первых, те документы образовательной организации, по которым произведено исполнение, во-вторых, эти документы не требуются для повседневной деятельности, в-третьих, данные документы могут понадобиться в будущем (например, их могут запросить контролирующие органы).

Что нужно сделать, если принято решение о создании архива?

Во-первых, нужно принять локальный акт, в котором определить порядок передачи документов в архив образовательной организации и правила хранения документов. Во-вторых, необходимо подготовить помещение, в котором риск случайного повреждения документов был бы минимален (отсутствие окон, не последний этаж, максимальная удалённость от систем канализации и водоснабжения, невысокие температура и влажность, наличие огнетушителей, противопожарная дверь).

Выбирая помещение, нужно учитывать, что некоторые документы будут храниться несколько десятков лет (например, документы по личному составу), поэтому их нужно защитить от грибка (плесени), т.е. необходима принудительная вентиляция (кондиционер) и систематическая уборка.

Что указать в Положении об архивном хранении документов?
1) порядок проведения экспертизы документов (ценность и актуальность, критерии оценки, ответственные, периодичность проведения, определение сроков хранения);
2) порядок приема на хранение документов;
3) порядок уничтожения документов, сроки хранения которых закончились.

В локальном акте желательно указать сроки проведения операций с документами (например, экспертиза документов — последняя неделя квартала).

Кроме того, в Положении необходимо учитывать, что часть документов может создаваться в электронной форме — для таких документов нужно предусмотреть свои правила хранения и уничтожения.

Как классифицировать документы, хранящиеся в архиве образовательного учреждения? Оптимальный вариант — по сроку хранения:
– документы со сроком хранения 10 лет и меньше;
– документы со сроком хранения больше 10 лет и с постоянным сроком хранения.

Разделить документы необходимо для того, чтобы случайно не уничтожить документ с постоянным сроком хранения.

Так, большинство договоров (государственных (муниципальных) контрактов) должны храниться не менее пяти лет после окончания срока действия (например, договор на поставку товаров; договоры материальной ответственности; договоры аренды транспорта и услуг перевозки; договор о медицинском обслуживании (в частности, о проведении медосмотра работников) и другие договоры возмездного оказания услуг). Однако некоторые договоры имеют постоянный срок хранения — это в основном договоры, направленные на отчуждение имущества (например, бюджетное образовательное учреждение с разрешения учредителя продаёт автобус).

Срок хранения начинает течь с 1 января того года, который следует за годом, в котором окончен срок его действия (если договор расторгнут, например, 1 июня 2016 г., то срок хранения начинается только с 1 января 2017 г.). Однако срок хранения некоторых договоров может начинаться и не 1 января. Например, срок хранения договора о полной материальной ответственности может начинаться со дня расторжения трудового договора с работником.

Где хранить документы?

Наилучший вариант — металлические стеллажи с дверьми (желательно, чтобы двери запирались на ключ). Если велика потребность в систематизации документов, то для хранения можно использовать шкафы с выдвижными ящиками.

Как организовать архивное хранение документов в образовательном учреждении: 2 комментария

  1. Вера

    Здравствуйте, Александр! Совсем недавно на нашу электронку стали поступать Ваши письма, но они очень помогают в работе. Много нового и полезного. Спасибо огромное.

  2. Наталья

    Александр! Здравствуйте.
    Большое спасибо Вам за оказываемую помощь как детским садам, так и школам.
    В дальнейшем будем сотрудничать.
    Еще раз спасибо.

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *